Del Excel a un sistema de stock: cómo hacer el cambio sin perder el control
Gestión de Negocio · Publicado el 2026-09-23 · 7 min de lectura · Por Lucas Criscione
Casi todos los comercios empiezan llevando el stock en una planilla de Excel, y está bien: al principio alcanza. El problema aparece de a poco. Una venta que nadie anotó, una devolución que no se sumó, dos personas editando el archivo, y un día un cliente pide algo que "figuraba" y no está. Cuando la planilla deja de coincidir con el depósito, deja de servir.
Pasar a un sistema no es difícil, pero conviene hacerlo con un orden. Este es el que funciona.
1. Ordená la lista antes de cargar nada
Un sistema ordena lo que le cargás, pero no arregla una lista desprolija. Antes de empezar, revisá tu planilla:
- Un código único por artículo. Si tiene código de barras, usá ese. Si no, asignale uno interno y respetalo siempre.
- Un nombre claro y consistente. "Remera algodón negra M" y no una vez "rem. negra" y otra "remera M negro".
- Nada de duplicados. Dos filas del mismo producto terminan en dos stocks que nunca cierran.
- Unidad de medida definida. Unidades, cajas, kilos: decidí cómo lo vas a contar y no lo cambies.
2. Elegí el día de corte y contá
El sistema arranca con el número que le cargues. Si ese número viene de una planilla desactualizada, arrastrás el error para siempre. Por eso hace falta un conteo inicial: elegí un día de poco movimiento (o después del cierre) y contá todo lo que hay físicamente. Es el trabajo más pesado del cambio, y se hace una sola vez.
3. Cargá con lector de código de barras
Un lector USB común, de los que "escriben" el código como si fueran un teclado, acelera todo. Agarrás el artículo, lo escaneás, completás nombre, precio y cantidad, y pasás al siguiente. Con una carga en grilla, un comercio de unos cientos de artículos se resuelve en uno o dos días.
Si trabajás con variantes (talles, colores, medidas), cargalas desde el principio: el stock de la remera M negra no es el de la remera L blanca.
4. Desde el día de corte, todo pasa por el sistema
El error clásico es cargar todo y seguir vendiendo "como antes" un tiempo más. Desde el día del conteo, cada venta, cada compra y cada devolución se registra en el sistema. Si en el mostrador se vende con el punto de venta del mismo sistema, el stock se descuenta solo, sin que nadie tenga que acordarse.
5. Configurá las alertas de stock bajo
Para cada producto importante, definí un mínimo. Cuando baje de ahí, el sistema te avisa y comprás antes de quedarte sin mercadería, no después de perder la venta.
6. Revisá la primera semana
Los primeros días aparecen los detalles: un código repetido, un producto que se cargó con la unidad equivocada, una venta que se hizo por fuera. Hacé un conteo rápido de los artículos que más se mueven al final de la primera semana y corregí lo que no coincida. Después de eso, vas a poder confiar en lo que dice la pantalla.
Lo que ganás
- Saber qué tenés sin ir al depósito.
- El historial de qué entró y qué salió, y cuándo.
- Dejar de vender lo que no tenés, en el local o en tu tienda online.
- Comprar mejor: sabés qué rota y qué junta polvo.
En Unikuo
El control de stock de Unikuo se conecta con el punto de venta y con la tienda online, así que cada venta descuenta el stock sola. Para arrancar tenés la carga rápida en grilla con lector de código de barras, alertas de stock bajo y el historial de movimientos. Si tu lista es muy grande, escribinos y vemos juntos cómo pasarla. Mirá el sistema de control de stock; lo podés probar gratis 14 días.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo lleva pasar el stock a un sistema?
Depende de cuántos artículos tengas. Con un lector de código de barras y una carga en grilla, un comercio de unos cientos de productos suele tenerlo listo en uno o dos días de trabajo, más el conteo inicial.
¿Tengo que contar todo el stock de nuevo?
Sí, una vez. El sistema arranca con el número que le cargues, y si ese número viene de una planilla desactualizada, arrastrás el error. El conteo inicial es lo que hace que después puedas confiar en lo que dice la pantalla.
¿Qué hago con los productos que no tienen código de barras?
Les asignás un código interno propio (por ejemplo, un número correlativo) y, si querés, imprimís etiquetas. Lo importante es que cada artículo tenga un código único y siempre el mismo.